Finanční rádce: Co je to proforma faktura a jak ji používat?

Co je proforma faktura

Proforma faktura není daňový doklad, ale spíše informativní dokument. Slouží jako předběžná faktura, která obsahuje informace o plánované transakci. Na rozdíl od běžné faktury, proforma faktura není vystavována na základě uskutečněného zdanitelného plnění, a proto se do evidence DPH nezaznamenává.

Typicky se proforma faktura používá v situacích, kdy je potřeba potvrdit objednávku, závazně stanovit cenu nebo umožnit kupujícímu uhradit zálohu před dodáním zboží či služby. Obsahuje podobné náležitosti jako běžná faktura, včetně identifikace dodavatele a odběratele, popisu zboží nebo služby, ceny, data vystavení a platnosti. Důležité je, že proforma faktura musí být jasně označena jako "proforma faktura" a nesmí být zaměněna za daňový doklad.

Po dodání zboží nebo služby a splnění všech smluvních podmínek vystaví dodavatel standardní fakturu, která slouží jako daňový doklad. Proforma faktura se stává neplatnou a není zahrnuta do účetnictví.

Kdy se proforma faktura používá

Proforma faktura se používá v různých situacích, kdy je potřeba předběžně specifikovat cenu a podmínky obchodu, ale není ještě vystavena standardní faktura. Typicky se s ní setkáte v těchto případech: při žádosti o platbu předem, kdy zákazník požaduje závazné potvrzení ceny před odesláním zboží nebo poskytnutím služby. Dále se používá při celním řízení, kdy je potřeba doložit hodnotu zboží pro výpočet cla a dalších poplatků. Proforma faktura slouží také jako podklad pro vystavení zálohové faktury, pokud je požadována platba části ceny předem. V neposlední řadě se proforma faktura používá pro informativní účely, například pro představení cenové nabídky potenciálnímu zákazníkovi. Je důležité si uvědomit, že proforma faktura není daňovým dokladem a nezakládá povinnost platby. Na rozdíl od standardní faktury, která slouží jako doklad o prodeji a je podkladem pro účetnictví, má proforma faktura spíše informativní a předběžný charakter.

Náležitosti proforma faktury

Proforma faktura není daňovým dokladem, a proto se na ni nevztahují tak přísné formální náležitosti jako na běžnou fakturu. Přesto by měla obsahovat určité základní informace, aby splnila svůj účel. Mezi tyto informace patří označení „proforma faktura“, datum vystavení, identifikační údaje dodavatele i odběratele, popis dodávaného zboží nebo služeb, množství, jednotková cena a celková cena. Důležité je uvést i platnost proforma faktury a způsob platby.

Vlastnost	Proforma faktura	Faktura
Záväznosť	Nezáväzná	Záväzná
Platobná povinnosť	Nevzniká	Vzniká
Účel	Žiadosť o platbu, informácia o objednávke	Potvrdenie o uskutočnení obchodu

I když je proforma faktura pouze předběžným dokladem, je vhodné ji označit unikátním číslem pro snadnou identifikaci a evidenci. Pro přehlednost je vhodné uvést i datum vystavení běžné faktury, pokud je již známé. Typ faktury, tedy zda se jedná o fakturu zálohovou, konečnou či jiný typ, by měl být z proforma faktury jasně patrný. V případě nejasností ohledně náležitostí proforma faktury je vhodné obrátit se na odborníka, například daňového poradce.

Proforma faktura vs. faktura

Proforma faktura a faktura, i když na první pohled podobné, se od sebe v mnohém liší. Hlavní rozdíl spočívá v jejich účelu a právní platnosti. Proforma faktura slouží jako předběžná faktura, informativní dokument, který specifikuje zboží nebo služby k dodání a jejich cenu. Není to daňový doklad a nevzniká na jejím základě povinnost platby. Naopak, faktura je daňovým dokladem, který slouží jako doklad o prodeji a zároveň jako podklad pro účetnictví. Obsahuje všechny náležitosti vyžadované zákonem a jejím vystavením vzniká povinnost platby.

Důležitým rozlišením je také typ faktury. Existuje několik typů, například běžná faktura, zálohová faktura, opravná faktura a další. Každý typ má svá specifika a účel. Například zálohová faktura se vystavuje v případě, kdy je požadována platba předem, zatímco opravná faktura slouží k opravě chyb na již vystavené faktuře.

Pro správné fungování v podnikatelském prostředí je klíčové rozumět rozdílu mezi proforma fakturou a fakturou, a také znát jednotlivé typy faktur.

Platba na základě proforma faktury

Proforma faktura není daňový doklad, ale spíše předběžná faktura. Slouží jako podklad pro platbu před dodáním zboží nebo služby. Obsahuje informace o předpokládané ceně, množství a druhu zboží či služeb. Na rozdíl od běžné faktury, proforma faktura nezakládá povinnost platby daně z přidané hodnoty. Po dodání zboží nebo služby je vystavena standardní faktura, která slouží jako daňový doklad. Platba na základě proforma faktury je běžná v mezinárodním obchodě, kde se používá k zajištění platby před odesláním zboží. Prodejce tak má jistotu, že mu za zboží bude zaplaceno, i když se nachází v jiné zemi. V některých případech může být platba na základě proforma faktury výhodná i pro kupujícího. Například pokud potřebuje doklad o platbě pro daňové účely ještě před dodáním zboží. Vždy je ale důležité si ověřit, zda je proforma faktura akceptována jako doklad pro daňové účely v dané zemi.

Proforma faktura je jako slib daný v písku, ukazuje směr, ale závazek teprve přijde.

Radomír Kovář

Účetní zachycení proforma faktury

Proforma faktura, ačkoliv se podobá běžné faktuře, nepředstavuje daňový doklad a neslouží k úhradě. Její funkce je spíše informativní a slouží k předběžnému vyúčtování. Vzhledem k tomu, že proforma faktura není daňovým dokladem, nevstupuje do účetnictví v plném rozsahu. To znamená, že se nezaznamenává do účetních knih ani se z ní neodvádí DPH.

Existuje však několik způsobů, jak s proforma fakturou v účetnictví naložit. Pokud slouží proforma faktura jako zálohová faktura, eviduje se na základě vystavení dokladu závazek (z pohledu dodavatele) nebo pohledávka (z pohledu odběratele) ve výši zálohy. Po vystavení standardní faktury a úhradě se pak proforma faktura páruje s finální fakturou.

V případě, že proforma faktura slouží pouze pro informativní účely, například pro představení ceny před finální objednávkou, není nutné ji v účetnictví nijak zachycovat. Důležité je pamatovat na to, že proforma faktura není daňově uznatelným dokladem a její použití se řídí spíše obchodními zvyklostmi a dohodou mezi dodavatelem a odběratelem.

Vzor proforma faktury

Proforma faktura není daňový doklad, ale spíše informativní dokument. Slouží jako předběžná faktura, která uvádí seznam zboží nebo služeb, jejich cenu a platební podmínky. Na rozdíl od běžné faktury, proforma faktura nezakládá povinnost platby a nezapočítává se do účetnictví. Existuje několik typů faktur, které se liší svým účelem a obsahem.

Běžná faktura (nebo také daňový doklad) se vystavuje po dodání zboží nebo poskytnutí služby. Obsahuje všechny náležitosti daňového dokladu a slouží jako podklad pro účetnictví. Zálohová faktura se vystavuje před dodáním zboží nebo poskytnutí služby, pokud je požadována platba předem. Obsahuje stejné náležitosti jako běžná faktura, ale je označena jako "zálohová faktura".

Korekční faktura se vystavuje v případě, že je potřeba opravit chyby na již vystavené faktuře. Může se jednat o změnu ceny, množství zboží nebo jiných údajů. Vzor proforma faktury si můžete snadno stáhnout z internetu nebo si ho nechat vygenerovat v účetním programu. Důležité je, aby obsahoval všechny důležité informace o zboží nebo službách, ceně a platebních podmínkách.

Často kladené dotazy

Jaký je rozdíl mezi proforma fakturou a běžnou fakturou? Proforma faktura slouží jako předběžný doklad s nezávaznou platbou, zatímco běžná faktura je daňovým dokladem s povinností platby.

Kdy se používá proforma faktura? Proforma faktura se používá například při žádosti o platbu předem, proclení zboží v zahraničí, nebo pro zálohovou platbu.

Musí mít proforma faktura specifickou formu? Neexistuje žádná oficiální forma pro proforma fakturu, ale měla by obsahovat důležité informace jako je označení "proforma faktura", datum vystavení, údaje o dodavateli a odběrateli, popis zboží nebo služeb, cenu a měnu.

Může být proforma faktura použita pro daňové účely? Ne, proforma faktura není daňovým dokladem a nelze ji použít pro daňové účely.

Jaké jsou typy faktur? Existuje několik typů faktur, například běžná faktura, zálohová faktura, dobropis a vrubopis. Každý typ faktury má specifické využití a náležitosti.

Co je to zálohová faktura? Zálohová faktura se vystavuje v případě, že je požadována platba předem, před dodáním zboží nebo služby.

Kdy se vystavuje dobropis? Dobropis se vystavuje v případě, že je potřeba opravit nesprávně vystavenou fakturu, snížit cenu zboží nebo služeb, nebo vrátit peníze za vrácené zboží.

Co je to vrubopis? Vrubopis je opakem dobropisu a vystavuje se v případě, že je potřeba zvýšit cenu zboží nebo služeb, například z důvodu dodatečných nákladů.